מכתב חובה לקראת הקיץ

קומונרים וקומונריות יקרים ויקרות

אנחנו עומדים בפתח עונת הקיץ בה יש מקבץ גדול של אירועים ופעילויות, תנועתיות וסניפיות. להלן מספר כללים, הנחיות ועצות לקראת הקיץ:

א.     ל"ג בעומר

1.      נא הקפידו לקרוא את כללי הבטיחות המופיעים בחוברת ל"ג בעומר ובאתר התנועה.

2.      הקפידו להשתמש אך ורק בחומרי הדלקה תקינים - סולר ולא בנזין!

3.      הקפידו שיהיה מבוגר אחראי שילווה את הפעילות.

4.      בסיום הפעילות בדקו היטב שלא נשארה אש דולקת!

ב.     שבת ירושלים

1.      אישורי טיול - ראו פירוט בהמשך.

2.      אוטובוסים - ראו פירוט בהמשך.

3.      אבטחה - במקרה ואתם מתכוונים ללון במקום אחד ביחד למשל סניף (ולא בבתי חניכים מארחים), במידה ויש יותר מ-100 חניכים (ומדריכים) עליכם לדאוג שיהיה מאבטח בזמן הלילה. במידה ויש פחות חניכים, עליכם לוודא שהמקום נעול לפני שהולכים לישון.

4.      סניפים שנוסעים בתחבורה ציבורית, נא וודאו שכל החניכים שעלו על האוטובוס, ירדו ממנו בתחנה הנכונה.

ג.      תיאום טיולים

1.      בע"ה בימים הקרובים, כל הקומונרים והקומונריות יהיו מעודכנים במערכת תיאום טיולים (אם יש שני קומונרים על סניף, אז יכול להיות שרק אחד מעודכן). ככה שכולם יוכלו להיכנס למערכת ולהזין טיולים.

2.      למי שלא זוכר, סמל המוסד של התנועה הוא 1476.

3.      קישור לאתר: www.mokedteva.co.il - יש להיכנס לתיאום טיולים של מערכת החינוך.

4.      באתר ישנו הסבר מפורט לדרך בה ממלאים את האישור - תחת "מדריך תיאום" (נמצא בצד שמאל בכותרת)

5.      כל טיול/יציאה מהסניף שיש בה לינה מחייבת תיאום טיולים (למשל שבת ירושלים).

6.      כל טיול/יציאה מהסניף שנמצא באזור יו"ש לפעילות מחייבת תיאום טיולים.

7.      לאחר שמילאתם את תיאום הטיולים ולחצתם "שלח למנהל" הטיול צריך לעבור אישור שלי. כל עוד אני לא אישרתי את הטיול, הוא בכלל לא הגיע ללשכה לתיאום טיולים, והם לא יוכלו לאשר לכם אותו. לכן, עליכם לוודא איתי שראיתי ואישרתי את הטיול שלכם.

8.      בעת יציאה לפעילות עליכם לדאוג שאישור הטיול יהיה איתכם, ושכל ההנחיות שבו ימולאו.

ד.     הזמנת אוטובוסים דרך/לא דרך התנועה

1.      ישנה אפשרות להזמין אוטובוסים לפעילות סניפית דרך התנועה.

2.      הזמנת אוטובוס דרך התנועה משמעותה - התנועה משלמת לחברת ההסעות, ואח"כ התנועה מחייבת את העו"ש של הסניף.

3.      מכאן, שסניף שאין לו כסף בעו"ש לא יכול להזמין אוטובוס דרך התנועה.

4.      לפני כל הזמנת אוטובוס אני מוציא 2-3 בקשות להצעת מחיר לחברות שונות - בד"כ חברות שאנחנו עובדים איתן באופן שוטף.

5.      לאחר קבלת הצעת המחיר, אני בוחר את החברה הזולה ביותר ומבצע את ההזמנה דרכה.

6.      ייתכן שישנן הצעות יותר זולות - בד"כ אם פונים לחברה מקומית המחיר דרכה יכול להיות זול יותר.

7.      לכן יש שתי אפשרויות:

                                                              i.      תזמינו אתם ישירות מהחברה - יש לוודא שהחברה רצינית ולבקש חשבונית.

                                                            ii.      תקבלו את הצעת המחיר מהחברה ותעבירו אליי כדי שאני אעשה את ההזמנה - ככה גם תדעו שמצאתם את המחיר הכי זול וגם התשלום יעבור דרך ההנהלה.

ý      שימו לב - יש לוודא שבהצעת המחיר שקיבלתם מחושב המע"מ

8.      אנו מעדיפים שההזמנות יעברו דרך התנועה, לכן האפשרות השנייה היא העדיפה. מומלץ להסביר לחברה שאליה אתם פונים שאתם מבררים מחיר בשביל שהנהלת התנועה תבצע את ההזמנה.

9.      בעת עלייה על האוטובוס יש להקפיד על נהלי יציאה לפעילות באוטובוס - בדומה ליציאה למסעות תנועתיים (טופס בדיקת אוטובוס ורשימת חניכים יעלו לאתר)

ה.     הזמנת חולצות

1.      סניף שלו יש כסף בעו"ש יכול להזמין חולצות דרך התנועה.

2.      ניתן להזמין מ-4 חברות (נכון להיום) שאיתן יש לתנועה הסכם עבודה.

3.      טפסי הזמנה נמצאים באתר התנועה.

4.      שימו לב, הטפסים הינם קבצי וורד או אקסל, עליכם להכניס את הפרטים של הזמנתכם ולאחר מכן לשלוח אליי את הטפסים וכדאי גם את הגלופות.

5.      אני מקבל את הטופס, מאשר את ההזמנה (במידה ויש לכם כסף בעו"ש) ושולח את ההזמנה והגלופות לחברה שממנה הזמנתם.

6.      על אחריותכם לוודא עם החברה שהיא קיבלה את ההזמנה.

7.      כמו כן, על אחריותכם לקחת את החולצות מהחברה (למעט אם החברה עושה משלוח)

 

בברכה,

                                                                                               ברק אפרתי

                                                                                                  רכז מפעלים ורכש

                                                                                               052-4295102

עוד באותו נושא

עבור לתוכן העמוד